Buenos Aires, julio de 2021 – En los últimos años, los ataques cibernéticos a empresas por parte de piratas informáticos han crecido exponencialmente, lo que ha provocado que la información crítica de organizaciones de todos los tamaños se viera comprometida. La realidad es que, en muchas ocasiones, esta situación podría haberse evitado con mejores medidas de seguridad. DocuWare es una solución de Ricoh reconocida para el archivo seguro de documentos que cumple con los estándares necesarios para que las organizaciones accedan y almacenen su información empresarial crítica con la mayor confianza.
El almacenamiento seguro de documentos es uno de los factores clave. Se trata de proteger documentos y datos a la vez que organizar y almacenar información, cumplir con estándares de cumplimiento específicos y mantener la continuidad del negocio a través de copias de seguridad activas.
En este contexto, Ricoh presenta cuatro elementos clave para el archivo seguro de documentos:
1. Derechos de cifrado y acceso. Primer pilar clave del archivo seguro de documentos consiste en:
Autenticación: todos los empleados deben poder acceder a sus documentos con un nombre de usuario y contraseña únicos.
Tráfico de datos: se debe utilizar el protocolo HTTPS más seguro al transferir datos y no HTTP.
Control de acceso: deben ser posibles varios niveles de acceso en función de los roles de trabajo, grupos específicos y departamentos del negocio.
Cifrado: todos los datos deben protegerse de acuerdo con uno de los métodos de cifrado de datos más seguros utilizados para proteger la información confidencial: cifrado (AES) de 256 bits.
2. Redundancia y protección antivirus. La redundancia y la protección antivirus protegen los datos y garantizan la continuidad del negocio:
Redundancia de datos: varias instancias de redundancia de datos garantizan que los datos se puedan restaurar incluso si el sistema activo deja de estar disponible. Como mínimo, los datos deben almacenarse con copias de seguridad en dos regiones diferentes para tener redundancia geográfica.
Protección contra malware: el archivo seguro de documentos requiere funciones integradas para proteger datos y documentos de ataques malware.
3. Soberanía y separación de datos. La soberanía de datos puede parecer una opción, pero también es una necesidad, y la separación de datos garantiza que la información de los clientes siempre permanezca privada:
Soberanía de datos: mantener los datos dentro de las fronteras de donde opera una empresa es crucial para muchas organizaciones. Y los proveedores de la nube, a su vez, deben asegurarse de que los datos y las copias de seguridad permanezcan en esas fronteras que normalmente protegen la información del cliente.
Separación de datos: los datos y documentos del cliente deben estar completamente separados de los datos del sistema del software de archivo de documentos.
4. Integridad y auditoría. La integridad del documento simplemente significa que un documento permanece intacto. Lo siguiente es fundamental para demostrar la integridad de un documento:
Registro de cambios: una solución segura de archivo de documentos necesita registrar cada acceso y cambio a los documentos para crear un historial de documentos completo para la preparación de auditorías.
Gestión de versiones: la gestión de versiones adecuada garantiza que puedas acceder fácilmente a los cambios del documento y que solo se esté editando la versión más actual del documento. Además, siempre puedes acceder al documento entero original para fines de auditoría.
Firmas electrónicas: La solución de archivo debería poder firmar electrónicamente sus documentos de forma segura, por ejemplo, agregando un certificado digital.
En resumen: El archivo seguro de documentos puede ofrecer muchos beneficios, pero debe cumplir con estándares particulares de seguridad y protección para que sea efectivo. Estos incluyen todo, desde el cifrado adecuado y la redundancia de datos hasta la separación de datos y la integridad de los documentos.
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